Eine Verfahrensdokumentation ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Eine Verfahrensdokumentation dokumentiert detailliert alle relevanten Prozesse und Abläufe innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie dient dazu, sämtliche Arbeitsabläufe transparent und nachvollziehbar festzuhalten, um eine strukturierte Dokumentation der betrieblichen Abläufe sicherzustellen.

Typischerweise umfasst eine Verfahrensdokumentation Informationen zu folgenden Punkten:

1. Beschreibung der einzelnen Prozessschritte: Jeder Schritt eines Prozesses wird detailliert beschrieben, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Abläufe verstehen und korrekt ausführen können.

2. Verantwortlichkeiten: Es wird festgehalten, welche Mitarbeiter für welche Aufgaben innerhalb des Prozesses verantwortlich sind.

3. Zeitliche Abläufe: Es werden Zeitrahmen für die Durchführung der einzelnen Prozessschritte festgelegt, um eine effiziente Arbeitsweise zu gewährleisten.

4. Regelungen und Vorschriften: Die Verfahrensdokumentation enthält Informationen zu relevanten Gesetzen, Richtlinien und Unternehmensvorschriften, die bei der Durchführung der Prozesse zu beachten sind.

5. Dokumentation von IT-Systemen: Falls die Prozesse durch IT-Systeme unterstützt werden, werden auch Informationen zu den genutzten Systemen und deren Konfiguration in der Verfahrensdokumentation festgehalten.

Eine Verfahrensdokumentation ist wichtig, um die Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung von Prozessen zu gewährleisten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und die Effizienz von Arbeitsabläufen zu verbessern. Sie dient auch als Grundlage für Audits, Zertifizierungen und die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Auch die Finanzverwaltung verlangt immer öfter bei Betriebsprüfungen die Verfahrensdokumentation. Sollte die nicht vorhanden sein, rechtfertigt dies zu einer Zuschätzung.